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Ferienübergabe stressfrei organisieren - was zählt neben der richtigen Abwesenheitsmeldung noch?

Veröffentlicht am 27.06.2024 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
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Sie möchten vermeiden, dass das Büro Sie im Urlaub anruft? Dann bereiten Sie eine strukturierte
Ferienübergabe vor und schalten Sie eine Abwesenheitsmeldung. Das sind die Dinge, die Sie dabei
beachten sollten und so gehen Sie vor.
Wie sieht mein Zeitplan vor dem Urlaub aus?

Zwei Wochen vor Urlausbeginn treffen Sie die Vorkehrungen für eine geregelte Arbeitsübergabe.
Dieser Vorlauf verschafft Ihnen einen kleinen Zeitpuffer und reduziert Stress auf den letzten
Metern. Fertigen Sie ein Dokument für die Übergabe an. Sammeln Sie darin alle wichtigen Aufgaben zu laufenden Projekten.

Anschliessend notieren Sie die jeweilige Ansprechperson oder den Ort, an dem sich Infos zum Projekt finden. Auch Fristen, die während Ihres Urlaubs ablaufen, sollten Sie unbedingt festhalten. Nun notieren Sie, wer für welche Bereiche in Ihrer Abwesenheit zuständig ist. Möglicherweise haben Sie auch eine feste Urlaubsvertretung. Das macht die Sache einfacher.

Wie übergebe ich meine Arbeit an den zuständigen Kollegen?

Sie haben das Übergabedokument vorbereitet? Dann treffen Sie sich in der Woche vor Ihrem Urlaub mit ihrer Urlaubsstellvertretung. Sprechen Sie die Dinge durch. Fragen Sie den Kollegen oder die Kollegin, ob noch Fragen offen sind. Bei längerer Abwesenheit kann eine mehrtägige gezielte Einarbeitung sinnvoll sein. Sie können Kunden auch auf den Wechsel der Ansprechperson aufmerksam machen. Bei einem kürzeren Urlaub sollte dies jedoch nicht notwendig sein.

Eine weitere Sache sollten Sie zur Ferienübergabe unbedingt mitbringen: Der Stellvertreter
benötigt Zugang zum Netzwerk oder digitalen Tools. Sie müssen ihm oder ihr die dafür benötigten
Passwörter einrichten oder den Zugang so ändern, dass die Urlaubsvertretung alles an Ihrer Stelle
Regeln kann.

In grösseren Unternehmen kann der Systemadministrator aus der EDV-Abteilung einen solchen Zugang schnell einrichten. Er muss dazu nur eine entsprechende Rollenzuweisung für den
Account des Stellvertreters vornehmen. Schreiben Sie ihn an und klären Sie die benötigten Nutzerrechte ab.

Worauf achte ich bei der Abwesenheitsmeldung?
Kurz bevor Ihr Urlaub beginnt, setzen Sie eine automatische Abwesenheitsmeldung auf. Formulieren Sie einen Text mit einer freundlichen Anrede und einem Hinweis auf Ihren Urlaub. Darin sollte zum einen stehen, wann genau Sie im Urlaub sind. Zum anderen informieren Sie darüber, welcher Ansprechpartner in diesem Zeitraum für Ihre Arbeitsbereiche zuständig ist.

Der Text sollte kurz und formell gehalten sein. Schwärmereien über Ihr Urlaubsziel haben darin
ebenso wenig zu suchen wie Werbung für Produkte des Unternehmens. Sie können eine automatische Weiterleitung Ihrer E-Mails an die Urlaubsvertretung einrichten.

Falls Sie dies tun, weisen Sie in der Abwesenheitsnotiz kurz darauf hin. Auf Kunden kann das beruhigend wirken. Ausserdem können sie dann selbst entscheiden, ob ihr Anliegen so dringend ist, dass sie direkt den Stellvertreter anschreiben möchten - oder ob sie lieber warten, bis Sie aus dem Urlaub zurück sind.