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Eine Firmenfeier organisieren - wie gelingt das?

Veröffentlicht am 23.05.2024 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
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Eine Firmenfeier ist eine perfekte Gelegenheit, um Mitarbeiter für ihre Arbeit zu belohnen und noch stärker an Ihr Unternehmen zu binden. Doch woran muss ich denken und worauf achten, wenn ich eine gelungene Firmenfeier organisieren möchte? Und welche Fehler sollte ich vermeiden?
4 Tipps für eine erfolgreiche Firmenfeier

Die nachfolgenden 4 Tipps helfen Ihnen, eine erfolgreiche Firmenfeier zu organisieren.

1. Rahmenbedingungen festlegen: Definieren Sie zuerst die Ziele einer Firmenfeier. Möchten Sie mehr Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern aufbauen, den Zusammenhalt stärken oder gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ein Firmenjubiläum feiern? Eine Firmenfeier sollte nicht in der Urlaubszeit und auch nicht bei einem hohen Arbeitsaufkommen stattfinden. Sodann müssen ein passender Raum im Unternehmen oder eine externe Location gefunden werden.

2. Gästeliste erstellen und Einladungen versenden: Anschliessend wird eine Gästeliste erstellt
sowie Einladungen verschickt mit der Bitte, die Teilnahme zu- oder abzusagen. Wer über
entsprechende Design-Kenntnisse verfügt, gestaltet die Einladung selbst oder verwendet eines der zahlreichen Online-Tools.

3. Organisation und Ablaufpläne: Eine Firmenfeier braucht ein Rahmenprogramm. Vielleicht möchte ein Vorgesetzter eine Rede halten. Vielleicht soll eine Band oder ein DJ durch den Abend begleiten, oder Sie entscheiden sich dafür, einen Künstler zu engagieren. Auch eine Multimediashow mit Fotos aus vergangenen Jahren weckt Emotionen und vertieft die Bindung zum Unternehmen.

4. Eine erfolgreiche Firmenfeier geht durch den Magen: Speisekarte, Menü oder Buffet? Ein Buffet
ist immer dann die richtige Wahl, wenn Sie intern mit einer grossen Zahl an Mitarbeitern feiern.
Entscheiden Sie sich für die Speisekarte oder ein Menü in einer auswärtigen Location oder
organisiert durch einen Caterer, sollten auch Gerichte für Veganer und Vegetarier angeboten werden.

Ein persönliches Highlight auf einer Firmenfeier sind individuelle Werbegeschenke, die noch lange
nach dem Event an das Erlebnis erinnern.

Fehler bei der Planung der Firmenfeier vermeiden

Aus Fehlern lernt man oder wird man klug, heisst ein Sprichwort. Deshalb haben wir einige Fehler
aufgelistet, die Ihnen helfen, Fehler bei der Planung des Firmenevents zu vermeiden. Zu den
häufigsten Fehlern bei der Planung einer Betriebsfeier gehören diese:
  • Oftmals wird die Zeit unterschätzt, die für die Planung eines Firmenevents benötigt wird. Beginnen Sie zu spät damit, müssen Sie mit eingeschränkten Möglichkeiten rechnen, zum Beispiel bei der Wahl des Veranstaltungsortes oder des Caterers.
     
  • Wählen Sie die Location für die Firmenfeier nicht zu gross und nicht zu klein. Achten Siedarauf, dass ausreichend Platz vorhanden ist, wenn Sie ein Rahmenprogramm geplant haben. Denn sowohl dichtes Gedränge als auch gähnende Leere wirken sich negativ auf die Stimmung der Gäste aus. Planen Sie ausserdem einige Reserveplätze für unvorhergesehene Gäste mit ein.
     
  • Auch wenn Sie im Sommer eine Firmenfeier abhalten, ist das kein Garant für gutes Wetter. Es kann also passieren, dass die gesamte Feier durch einen plötzlichen Sommerregen gesprengt wird. Umso wichtiger ist es, für schönes und schlechtes Wetter gewappnet zu sein. Eine Outdoor-Location sichern Sie beispielsweise mit dem Aufbau von Pavillons, Partyzelten oder anderen Unterschlupfmöglichkeiten ab.
     
  • Schwierigkeiten bereitet erfahrungsgemäss die Kalkulation der benötigten Getränke und Speisen. Hier ist es hilfreich, einen Caterer zu Rate zu ziehen, dem es leichter fällt, die Menge richtig einzuschätzen. Sind zu wenig Getränke und Speisen vorhanden, wirkt sich das negativ auf die Stimmung auf der Firmenfeier aus. Umgekehrt treiben zu viele Speisen und Getränke die Kosten unnötig in die Höhe. Hier kann es helfen, die Getränke auf Kommission zu bestellen, sodass Sie ungeöffnete Flaschen nach dem Event problemlos zurückgeben können.
Achten Sie insgesamt darauf, dass das Rahmenprogramm und die Kulinarik zu den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter und zu Ihrer Unternehmensphilosophie passen.