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HR aktuell: Wie funktioniert die Digitalisierung des Dokumentenmanagements?

Veröffentlicht am 09.11.2023 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
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Rund 80 Prozent der Aufgaben in der Personalwirtschaft münden in der Erstellung von Dokumenten. Und obwohl gerade diese Aufgaben digital schnell abgewickelt werden können, tun sich Personalabteilungen noch immer schwer. Da werden Personaldaten in Excel-Listen verwaltet sowie Verträge und andere Dokumente in Word erzeugt und in Papierordnern abgelegt. Das sind Zeitfresser, die Geld kosten und Arbeitsressourcen binden, die anderweitig sinnvoller eingesetzt werden könnten. Es ist Zeit umzudenken und ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen!
Der Nutzen der Digitalisierung des Dokumentenmanagements

Rund 80 Prozent der personalwirtschaftlichen Aufgaben haben mit der Erstellung, dem Versenden, dem Ablegen und Ordnen von Dokumenten zu tun. Manuell durchgeführt handelt es sich um einen enormen Zeitfresser, der die Kernaufgaben des Personalmanagements in den Hintergrund drängt. Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements bietet zahlreiche Möglichkeiten, personalwirtschaftliche Aufgaben zu vereinfachen, was mit weiteren Vorteilen verbunden ist. Hier einige Beispiele:
  • Digitalisierung von Lohnnachweisen
  • Dokumentation von Mitarbeitergesprächen
  • Handling von Bewerbungen und Arbeitsverträgen
  • Elektronische Personalakte als Kernstück des digitalen Dokumentenmanagements
  • Erstellen von Dokumenten
Insgesamt geht es bei der Digitalisierung des Dokumentenmanagements darum, die Prozesse für ein papierloses Büro auf Automatisierung auszurichten. Auf diese Weise entstehen Freiräume, die für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden können.

Welche Vorteile bietet die digitale Dokumentenverwaltung?

Es gibt zahlreiche Vorteile, die mit dem digitalen Dokumentenmanagement verbunden sind, nämlich diese:

1. Transparenz und Übersichtlichkeit: Sämtliche Dokumente, die Personalangelegenheiten betreffen, sind im Dokumentenmanagementsystem gespeichert und stehen den Zugriffsberechtigten zur Verfügung. Der verwirrende Mix aus analogen und digitalen Dokumenten findet damit ein Ende.

2. Zeitersparnis: Der Kern des digitalen Dokumentenmanagements ist die digitale Personalakte, mit deren Einführung Sie volle Aktenschränke und Papierberge hinter sich lassen. Wichtige Dokumente finden Sie über die Suchfunktion, während Sie auf mühevolles und zeitraubendes Stöbern verzichten können.

3. Erhöhen der Produktivität: Mit der digitalen Dokumentenverwaltung recherchieren, erstellen,
ordnen, versenden und verwalten Sie Dokumente. Was analog viel Zeit in Anspruch nimmt, erledigen Sie nun in kürzester Zeit. Ein schneller Informationsfluss ist insoweit garantiert. Auch die
Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens profitiert, was sich gleichermassen positiv auf die
Produktivität der Mitarbeiter auswirkt.

4. Unterstützung von flexiblen Arbeitsmodellen: Auch im Zusammenhang mit flexiblen Arbeitsmodellen punktet das digitale Dokumentenmanagement. Denn Mitarbeiter können von jedem Ort darauf zugreifen, sodass beim Arbeiten im Home Office der Zugriff auf für die Arbeit relevante Dokumente garantiert ist.

5. Variable Zugriffsmöglichkeiten: Das bedeutet, dass festgelegt werden kann, welche Mitarbeiter
Zugriff auf welche Dokumente haben, also zugriffsberechtigt sind. Der Zugriff auf die
Personalabteilung betreffende Dokumente kann allen oder einigen HR-Mitarbeitern eingeschränkt oder auch vollumfänglich erteilt werden.

6. Variable Zugriffsmöglichkeiten sind eine Variante, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
Noch wichtiger ist, dass Sie sich für ein digitales Dokumentenmanagement entscheiden, das
DSGVO-konform ist, also den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung entspricht.

Die Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung machen deutlich, dass das Ausdrucken und Kopieren von Unterlagen nur noch selten erforderlich sind. Dadurch sparen Sie vor allem Papier und Druckkosten einschliesslich des dazu gehörenden Equipments, nämlich Drucker und Kopiergerät. Dadurch wirtschaften Sie nicht nur nachhaltig, sondern Sie sparen auch Kosten.